2014-09-12 08:26:48 点击：1873
提高执行力，努力做好办公室工作
办公室副主任 陈震源
一、对执行力的理解和认识
董事长在4月28日的报告中提到“执行力就是理解、贯彻、落实、执行决策任务的能力”。从办公室的角度来看，办公室的主要职责就是做好办文、办会、办事以及综合、信息、督查、信访、后勤、接待等各种工作，为领导服务、为各部门服务，为基层服务，概括地讲，就是参与政务出良谋、管理事务求效益、提高服务讲质量。这些职责实际上都是执行，可以说，执行力贯穿于办公室工作的方方面面。我认为办公室执行力应包含以下六个方面的能力：
一是领悟力。也就是 “知道做什么”，是指办公室人员能够真正理解、领会领导交办事项的主旨和意图，并在执行的全过程中能对各种影响因素进行准确判别和正确反应的能力。这是有效执行领导意图的基础，是办公室执行力的基石，有好的领悟力，才会有好的执行力。否则将事与愿违，南辕北辙。
二是责任心。也就是 “主动积极地去做”，主观上要有完成领导交办事项的意愿，有信心，有责任心，有使命感。客观上要有一套行之有效的考核奖惩制度激励执行人努力完成，主观客观相辅相成，主观意愿与激励体系是执行力的保证。
三是方法。也就是 “知道如何去做”，对承办事项系统分析，科学分解，制定计划，并依据合理的任务分解结构，逐步实施，逐一落实，进而推进整体任务的完成。
四是行动。也就是 “付诸实施”，对公司内外的相关部门、人员、资源等进行系统整合，统筹执行过程中的各个环节，直至协调一致、相互配合、同步发展。
五是沟通。也就是 “实时交流”，这种交流不但是单向，而且是双向的，互动的。在执行过程中需要沟通，良好的沟通可以避免误会、消除误解、形成共识。在执行任务的全进程中，办公室人员监控执行的各项活动和各个环节，上下左右充分沟通，关注分解相关因素的变化及其影响，及时发现偏差，确保目标的顺利实现。
六是完善。也就是 “持续改进”，是以执行目标为依据，对承办任务的执行效果进行分阶段的、实时的自我评测和自我完善，并进行总结、提炼、升华，用以指导后续工作。
二、办公室执行力是公司执行力中不可或缺的一部分
办公室是公司承上启下、沟通内外的桥梁和纽带，办公室的执行力是公司执行力中不可或缺的一部分，主要表现在以下三个方面：
一是上情下达。对公司研究安排的决策部署，办公室应以最快的时间层层传达，直至最基层。公司上情下达的过程也就是执行力传递的过程。
二是督办推进。对公司司务会议定的事项、公司的重大事项和领导关注事项，办公室拟定督办计划，深入现场检查督办事项的进展程度，及时向领导反馈。
三是下情上呈。办公室收集、掌握基层的信息和动态，及时呈转基层的请示和报告，让高层掌握基层信息。下情上呈是执行力的完善和反馈。
三、办公室执行力存在的不足
一是对执行力的重要性认识不够。部分人员片面地认为执行力是华而不实的舶来品，没有上升到与公司战略与决策等同高度加以重视，不知执行力不足是横亘于战略与目标之间的最大鸿沟，而停留在 “喊口号”阶段，重概念、重宣传、轻行动。
二是工作主动性不够。办公室的重要使命是执行决策、落实部署，不能只安排布置，当 “甩手掌柜”，关键要率先垂范、身先士卒、冲锋陷阵。平时务虚多、务实少，在扎扎实实抓落实方面投入时间和精力小，工作中宽以待己、严于律人，不能躬身示范。
三是部分人员对办公室工作的认同感不够。认为只是繁杂的事务性工作的简单堆砌，很难在事业上有所作为，或认为只是单纯提供后勤保障服务，是 “替他人作嫁衣”的事，事业心不强，执行观念冷淡，主动意识缺乏。
四是沟通不够。办公室工作要处理好上下、左右、内外方方面面的关系，需要多联系、勤沟通，互通有无，避免冲突。目前办公室的确还存在沟通不畅的问题，在执行过程中存在错位。
五是面子文化胜于组织文化。在执行公司决策过程中，重人情，怕得罪人， “你好我好大家好”的思想严重，遇到阻力就退缩，遇到问题就推诿。
六是工作标准要求低，缺乏对细节的关注。部分人员在工作中存在应付心理，得过且过，靠经验办事，不思进取。也有部分人员考虑问题简单，缺乏对细节的关注，办事粗枝大叶，不求甚解。
七是学习提升和创新求实精神不强。部分人员存在着安于现状、自我满足的心理，不注重学习和理论实践素质的学习和提升，工作墨守成规、不求创新。重安排、轻督导，重表面，轻内涵。
四、提升办公室执行力的策略和措施
针对办公室执行力存在的不足，我认为，办公室工作要提升执行力，必须在注重示范这个形象、依靠制度这个硬实力、强化激励这个软实力、讲究艺术这个方法上狠下功夫。
——注重示范这个形象。一个团队负责人的示范形象好坏关乎这个团队的执行力强弱，也将影响团队中每位成员。因此，作为办公室负责人就必须具备做好表率、当好“蜂王”的素质。首先，勤于学习，提升素质是提高执行力的基础。作为办公室负责人，要带领团队自觉加强学习，不断地提高自己、丰富自己、充实自己，时刻都要有危机感、压力感和紧迫感。从事办公室工作，不仅要懂文字、会写作，还要懂专业知识、现代管理知识、市场经济知识、法律知识和其他知识。要使团队成员人人成为复合型人才，成为工作岗位上的行家理手。其次，善于指挥，大胆管理是提高执行力的关键。工作中，作为办公室负责人既要当“帅”，又要当“兵”，必须主动投身到办公室的具体工作服务中，正确引导推进各个工作向良性方向发展；充分发挥非权力因素的管理影响力，充分展示自身人格魅力，激发所有队员的内动力，指导所有队员养成良好的执行习惯。
——依靠制度这个硬实力。办公室工作琐碎、繁杂，可以说是千头万绪，在提高执行力过程中难免会出现这样或那样的问题。如何避免或解决这些问题呢？我们必须坚持制度、理顺程序、依法律办事。一方面，建章立制。根据办公室工作需要，以规范化、标准化、科学化为目标，严格工作标准，规范工作程序，建立健全一整套切实可行，行之有效的规章制度，强化责任落实，做到责任分明、环环相扣、快捷高效、安全保密。另一方面，完善岗位标准。办公室无论办文、办会还是办事，都要明确具体的操作规程，严格按照程序办理；强化精细化服务，针对可能出现的问题，加强检查，严格把关，防止出现纰漏。
——强化激励这个软实力。激励的目的在于激发团队的工作热情，提振信心，保持良好工作状态。其一，打造执行文化，以强有力的监督措施和奖惩制度，促进所有办公室团队人员一心扑在工作上，肩担责任、明确目标、忘我工作、简洁高效，着力培育“日事日毕”和 “今天再晚也是早、明天再早也是晚”的工作理念，形成一种绩效考核、监督有力的执行文化。其二，认可肯定队友。在平时工作中要多肯定、多表扬，政治上关心成长，工作上递上帮助，生活上送上温暖，教育引导他们每天工作进步一点点，脚踏实地迈好每一步，时刻充满工作激情，拥有平和心态；保持良好心情，拥有工作动力和活力。第三，适当物质激励。办公室工作十分繁杂辛苦，作为办公室负责人，要求得领导的重视和理解，在规章制度允可条件下，千方百计地创造条件，尽力改善团队队员的工作条件和生活条件；在领导的帮助下，尽量解除团队队员的后顾之忧。
——讲究艺术这个方法。讲究办公室工作艺术，将会大大提升执行效果。首先，科学合理团队架构。办公室实质上是一个执行团队，唯有优化组合，方能凝聚团队战斗力，上到正副职的配备、职责分工，下到文秘、干事的设置和使用，都要从实际出发，使每个人都成为团队“机群”中可以自我发动的“机器”，从而达成上上下下都能良性运转，实现每个工作目标，圆满完成每项工作任务。其次，统筹协调适度有效。工作中，作为办公室负责人，要把注意力集中在关乎全局、涉及长远的大事上，面对情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题，加强上下内外的沟通联系，寻求大家的理解支持，切实化解矛盾、解决问题。与此同时，在处理“抓大”与“活小”的关系上，要把握大事，不漏小事，注重细节，围绕中心工作抓要事、干大事，出良谋、干成事，还得兼顾小事，不放过任何细节，做到不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为，竭心尽力、尽职尽责不断提升执行能力，争取干好每一项工作，达成领导满意、各部门满意、基层满意、员工群众满意等四个满意的最佳效果。
落实就是能力，执行就是水平。提高办公室执行力，就是要办公室全体人员都树立一种严谨细致、精益求精的精神，不折不扣地执行好各项决策和工作部署，把大事做好，把小事做细，把细节做精。我相信，在今后的工作中，办公室工作一定能更上一个台阶，为城投集团跨越腾飞贡献做出新的贡献。
